EXPO

Plan sytuacyjny EXPO

REGULAMIN dla Wystawców
EXPO XTERRA Poland 2017
11-13 sierpnia 2017 r.

 

 

I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin obowiązuje Wystawców podczas EXPO na zawodach XTERRA Poland 2017 w dniach 11-13 sierpnia 2017 r. (dalej „EXPO”).
  2. Organizatorem EXPO jest Stowarzyszenie Sport Bez Barier, ul. Promowa 10, 30-398 Kraków, oraz Poland Sport Promotion Sp z.o.o ul Czarnowiejska 6 31-126 Kraków.
  3. EXPO odbędzie się w dniach 11-13 sierpnia 2017 roku w ramach XTERRA Poland 2017 w Krakowie.
  4. Miejscem EXPO jest przestrzeń przy ul. Wyłom w Krakowie (okolice Zalewu Zakrzówek – Skałki Twardowskiego).
  5. EXPO będzie otwarte dla zwiedzających:
    • w dniu 11 sierpnia 2017 r. w godzinach 15.00-20.00;
    • w dniu 12 sierpnia 2017 r. w godzinach 30-19.00;
    • w dniu 13 sierpnia 2017 r. w godzinach 7.30-18.00.

 

II. Zgłoszenie uczestnictwa w EXPO

  1. Zgłoszenia uczestnictwa w EXPO dokonać można poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej xterrapoland.pl, i przesłanie podpisanego skanu formularza na adres: biuro@xterrapoland.pl.
  2. Wypełnienie formularza jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.
  3. Zgłoszenie uczestnictwa w EXPO możliwe jest do dnia 25 lipca 2017 r., bądź też do czasu wyczerpania powierzchni wystawienniczej.
  4. Wystawca dokonuje zamówienia powierzchni wystawienniczej (stoiska), wskazując numer (lub numery) wybranej lokalizacji stoiska, zgodnie z oznaczeniem wg Załącznika nr 1 do niniejszego Regulaminu. Wybrana lokalizacja zostanie przydzielona Wystawcy, jeśli w chwili otrzymania przez Organizatora podpisanego skanu formularza zamówienia lokalizacja ta nie została jeszcze zarezerwowana przez innego Wystawcę. W przeciwnym przypadku Organizator skontaktuje się z Wystawcą w celu uzgodnienia innej lokalizacji stoiska.
  5. O decyzji w kwestii przydziału powierzchni na terenie EXPO Organizator poinformuje Wystawcę drogą mailową, na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres mailowy.
  6. Warunkiem uczestnictwa w EXPO jest uiszczenie opłaty za wynajem stoiska, zgodnie z jego wielkością i specyfikacją określoną w formularzu rejestracyjnym, w terminie do dnia 25 lipca 2017 r. na nr rachunku wskazany w wiadomości, o której mowa w ust. 5.
  7. Organizator ma prawo do wyboru zgłoszeń Wystawców według własnego uznania i odmowy uczestnictwa bez podania przyczyn. Zgłoszenia będą weryfikowane według rodzaju ekspozycji oraz asortymentu, zapotrzebowania na powierzchnię stoiska i zapotrzebowania na prąd oraz innych informacji wymaganych w zgłoszeniu.
  8. Odwołanie uczestnictwa w EXPO przez Wystawcę możliwe jest w każdym terminie, jednakże jeśli odwołanie nastąpi po dniu 25 lipca 2017 r., Wystawca zobowiązany jest do pokrycia pełnych kosztów uczestnictwa w EXPO.

 

III. Ustawienie i demontaż stoiska

  1. Montaż stoisk dokonywany będzie w dniu 11 sierpnia 2017 r. w godzinach 9.00-14.00.
  2. Ze względu na ograniczenia w możliwości dojazdu do strefy EXPO, Organizator ustali harmonogram montażu i demontażu stoisk przez poszczególnych Wystawców. Harmonogram ten będzie podany do wiadomości Wystawców na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem EXPO.
  3. Wystawca zabezpiecza transport stoiska i towarów na miejsce EXPO we własnym zakresie. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przydzielonej dla niego godziny montażu i demontażu stoiska. W przypadku, gdy z jakichkolwiek przyczyn Wystawca nie będzie w stanie przetransportować stoiska i towarów do EXPO w wyznaczonej dla niego godzinie, zobowiązany jest ustalić z Organizatorem inny termin, w którym to będzie możliwe.
  4. Montażu i demontażu stoiska dokonuje Wystawca we własnym zakresie. Wszelkie koszty związane z montażem i demontażem stoiska ponosi Wystawca.

 

IV. Zasady działania Wystawców podczas EXPO

  1. W dniach 11, 12 i 13 sierpnia 2017 r. Wystawcy zobowiązani są do przygotowania swojego stoiska do przyjęcia zwiedzających na co najmniej 1 godzinę przed otwarciem EXPO dla zwiedzających.
  2. Prawo do reklamowania swojego stoiska obowiązuje jedynie w jego granicach po wcześniejszym ustaleniu elementów ekspozycji z koordynatorem EXPO. Oferta stoiska Wystawcy nie może naruszać regulacji prawa polskiego.
  3. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko oraz wszelkie przedmioty znajdujące się na nim i w jego najbliższym otoczeniu.
  4. Organizator może nakazać Wystawcy usunięcie ze stoiska lub jego otoczenia niebezpiecznych przedmiotów.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek przedmioty pozostawione na stoisku oraz szkody w mieniu Wystawców spowodowane przez osoby trzecie.
  6. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do bezpłatnego lub płatnego użytkowania całości lub części wynajmowanego stoiska.
  7. Wystawca winien niezwłocznie poinformować Organizatora o zakłóceniach porządku na terenie targów lub o innych niebezpiecznych sytuacjach, które mogą mieć miejsce.
  8. Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z własnej instalacji elektrycznej, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz wyjść i dróg ewakuacyjnych.
  9. Teren EXPO będzie chroniony w czasie trwania targów, montaży i demontaży, a także w godzinach zamknięcia dla zwiedzających.
  10. Po zamknięciu EXPO dla zwiedzających w dniach 11 i 12 sierpnia 2017 r. Wystawcy zobowiązani są do opuszczenia strefy EXPO do godziny odpowiednio 21.00 (w dniu 11 sierpnia) i 20.00 (w dniu 12 sierpnia).

 

V. Wielkość lokalizacji i opłaty za udostępnienie przestrzeni na EXPO

  1. Udostępnieniu dla jednego Wystawcy podlega przestrzeń lokalizacji podstawowej (3 x 3 m2), z możliwością wyboru lokalizacji powiększonej, stworzonej z połączenia z dwóch przylegających do siebie lokalizacji podstawowych (wielkość lokalizacji powiększonej to 6 x 3 m2).
  2. Za udostępnienie przestrzeni EXPO Organizator pobiera opłatę w wysokości 500 zł. netto za stoisko podstawowe. W przypadku stoiska powiększonego opłata wynosi 1000 zł. netto.
  3. W ramach ceny za udostępnienie przestrzeni EXPO Wystawca otrzymuje dostęp do energii elektrycznej (220V) oraz ochronę stoiska na czas EXPO. Przyłączenie do sieci Wystawca wykonuje we własnym zakresie (Organizator zapewnia infrastrukturę niezbędną do dokonania przyłącza).
  4. Wystawca zobowiązany jest do pozostawienia udostępnionej przestrzeni w takim stanie, w jakim została mu ona oddana do korzystania. Wszelkie odpady zobowiązany jest usunąć z przestrzeni EXPO we własnym zakresie w godzinach określonych w 4 ust. 10.

 

VI. Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub czasowego skrócenia terminu EXPO z przyczyn niezależnych od Organizatora.
  2. Organizator zastrzega prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, o których będzie informował Wystawców drogą mailową.

 

VII. Organizator

  1. Stowarzyszenie Sport Bez Barier
  2. Poland Sport Promotion Sp z.o.o

 

DO POBRANIA

 

Regulamin Xterra EXPO 2017

Rormularz rejestracji Xterra EXPO 2017