REGULAMIN
XTERRA POLAND KIDS 2018

I. CEL
  1. Promocja Miasta Kraków;
    Popularyzacja crosstriathlonu i wchodzących w jego skład dyscyplin jako wszechstronnej i aktywnej formy zdrowego trybu życia.
II. ORGANIZATOR
  1. Organizatorem XTERRA Poland KIDS 2018 jest Stowarzyszenie Sport Bez Barier, ul. Promowa 10, 30-398 Kraków oraz Poland Sport Promotion Spółka z o.o., ul. Czarnowiejska 6, 31-126 Kraków.
  2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1) i 7) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/67 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej RODO), przetwarzanych w związku z organizacją XTERRA Poland KIDS 2018, jest Stowarzyszenie Sport Bez Barier, ul. Promowa 10, 30-398 Kraków.
  3. Podanie przez zawodnika wymaganych przez Organizatora podczas rejestracji danych osobowych jest niezbędne do uczestnictwa w Zawodach (cel przetwarzania – udział Zawodnika w Zawodach i organizacja Zawodów, a także cele archiwalne i statystyczne; podstawa prawna przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
  4. Osobom, które podały dane osobowe, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, a w zakresie, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej przez Zawodnika zgody – cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  5. Organizator może przetwarzać dane osobowe w związku z organizacją XTERRA Poland KIDS 2018 także we współpracy z innymi podmiotami, w zakresie koniecznym do prawidłowej organizacji Zawodów XTERRA Poland 2018. Dane osobowe Zawodnika mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem danych osobowych przy realizacji XTERRA Poland 2018 i akcji z nim związanych na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 RODO (w szczególności powierzenie przetwarzania danych dokonane będzie na rzecz STS-2 s.c. T.Kurkowski i M.Kwiatkowski, obsługującej pomiar czasu podczas Zawodów).
  6. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do przeprowadzenia Zawodów oraz przez okres uzasadniony przetwarzaniem dla celów archiwalnych i statystycznych.
  7. Przetwarzanie danych odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany i niezautomatyzowany. W zakresie, w którym przetwarzanie odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie udzielonej przez Zawodnika zgody na przetwarzanie danych, Zawodnikowi przysługuje uprawnienie do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO.
    Zawodnikom przysługuje uprawnienie do ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach określonych w art. 18 RODO.
III. PATRONAT HONOROWY
  1. Polski Związek Triathlonu
  2. Prezydent Miasta Kraków
  3. Ministerstwo Sportu i Turystyki
IV. KOORDYNATOR ZAWODÓW
  1. Wojciech Mazurkiewicz
  2. Anna Książek
V. HARMONOGRAM

12:00-14:45 odbiór pakietów startowych w biurze zawodów
14:30- 15:00 wprowadzanie rowerów do strafy zmian dla kategorii 3 oraz 4
15:00 odprawa techniczna Xterra Kids
15:10 start pierwszej kategorii wiekowej (kolejne startują po wbiegnięciu na metę ostatniego zawodnika kategorii młodszej)
Dekoracja najlepszych zawodników Xterra Kids- 30 min po zakończeniu zawodów

VI. KATEGORIE WIEKOWE, DYSTANS, TRASA
  1. Kategorie wiekowe:
    1. Kategoria 1: 6-7 lat (rocznik 2011-2012) – 450 m bieg
    2. Kategoria 2: 8-9 lat (rocznik 2010-2009) – 650 m bieg
    3. Kategoria 3: 10-11 lat (rocznik 2008-2007) – duathlon 1 km bieg, 2,3 km rower, 1 km bieg
    4. Kategoria 4: 12-14 lat (rocznik 2006-2004) – duathlon 1 km bieg, 4 km rower, 1 km bieg
  2. Trasa rowerowa prowadzona ścieżkami leśnymi, łąkami, drogami szutrowymi.
  3. Trasa biegowa – nawierzchnia: częściowo asfalt, w przewadze ścieżki i łaki leśne.
  4. START, META oraz Biuro Zawodów i Expo będą zlokalizowane w Krakowie przy ul. Wyłom. Dokładna lokalizacja (ze wskazaniem na mapie) STARTU, METY, Biura Zawodów i Expo, a także przebieg trasy rowerowej i biegowej zostaną przedstawione na stronie internetowej i fanpage Zawodów.
VII. ZGŁOSZENIA I OPŁATY STARTOWE
  1. Zgłoszenia przyjmowane są poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej –http://xterrapoland.pl/.
  2. Zgłoszenia przyjmowane są na stronie Internetowej do dnia 3.08.2018 r. W dniu 11.08.2018 r. zgłoszenia będą przyjmowane wyłącznie w Biurze Zawodów w godzinach jego funkcjonowania.
  3. Organizator ustala łączny limit 30 pakietów w każdej kategorii wiekowej. O udziale w XTERRA Poland Kids 2018 decyduje kolejność zgłoszeń oraz termin wniesienia opłaty startowej. Za termin wniesienia opłaty uważa się datę i godzinę uznania rachunku bankowego Organizatora lub uiszczenia opłaty w Biurze Zawodów. Gwarancję otrzymania pakietu startowego mają zawodnicy, którzy dokonają zgłoszenia i uiszczą opłatę przed wyczerpaniem limitu pakietów. Po wyczerpaniu limitu pakietów dokonanie zgłoszenia nie będzie możliwe. Zawodnikom, którzy dokonają zgłoszenia w Biurze Zawodów, Organizator nie gwarantuje pełnej zawartości pakietu startowego (zastrzeżenie to nie dotyczy elementów pakietu niezbędnych do udziału w Zawodach).
  4. Prawo bezpłatnego startu w Zawodach mają osoby niepełnosprawne (na podstawie orzeczenia lekarskiego o niepełnosprawności) oraz osoby zwolnione z opłaty za pakiet startowy przez Organizatora.
  5. Organizator zweryfikuje prawo do bezpłatnego startu w Zawodach podczas odbioru pakietu startowego w Biurze Zawodów.
  6. Opłata raz uiszczona nie podlega zwrotowi, za wyjątkiem przypadku nieodbycia się Zawodów z przyczyn leżących po stronie Organizatora, wniesienia opłaty po terminie, lub wniesienia opłaty po przekroczeniu limitu, o którym mowa powyżej.
  7. Wysokość opłaty:
    1. Kategoria wiekowa 1 i 2 – 35 PLN
    2. Kategoria wiekowa 3 i 4 – 45 PLN.
  8. Opłatę startową wnosi się podczas rejestracji. Opłaty dokonuje się za pomocą automatycznego systemu płatności, dostępnego na stronie internetowej.
  9. Firma zarządzająca panelem zapisów jest odpowiedzialna za ewentualne zwroty, reklamacje wynikające z płatności online i kartami kredytowymi.
    W przypadku rejestracji w Biurze Zawodów opłaty będzie można dokonać w kasie Biura Zawodów gotówką, za dodatkową opłatą manipulacyjną w wysokości 5 PLN (brak odliczonej kwoty podczas wpłaty gotówki może spowodować brak możliwości dokonania zapłaty).
  10. W ramach opłaty startowej zawodnik otrzymuje:
    1. pakiet startowy
    2. pamiątkowy medal po ukończeniu Zawodów;
    3. poczęstunek w strefie regeneracji.
  11. Rezygnacje z udziału w Zawodach należy składać pisemnie na adres e-mail: info@xterrapoland.pl
  12. Firma zarządzająca panelem zapisów STS-2 s.c. T.Kurkowski i M.Kwiatkowski jest odpowiedzialna za ewentualne zwroty, reklamacje wynikające z płatności online i kartami kredytowymi.
  13. Wysokość zwrotu opłaty startowej uzależniona jest od terminu zgłoszenia rezygnacji:
    1. do 4 miesięcy przed Zawodami (tj. do 11 maja 2018 r. włącznie) zwracane jest 50% opłaty startowej;
    2. do 1 miesiąca przed Zawodami (tj. do 11 lipca 2018 r. włącznie) zwracane jest 25% opłaty startowej;
    3. na mniej niż miesiąc przed Zawodami (tj. po 11 lipca 2018 r.) opłata startowa nie jest zwracana.
VIII. WARUNKI UCZESTNICTWA, DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ
  1. Impreza ma charakter otwarty.
  2. Prawo startu w XTERRA Poland Kids 2018 na mają osoby, które najpóźniej w dniu 31.12.2018 r. ukończą 6 lat, a nie mają w tym dniu ukończonych 15 lat, oraz spełnią warunki, o których mowa poniżej.
  3. Warunkiem startu jest zarejestrowanie zawodnika przez rodzica/opiekuna prawnego za pośrednictwem strony internetowej lub w Biurze Zawodów oraz wyrażenie pisemnej zgody na uczestnictwo w Zawodach przez rodzica/opiekuna prawnego zawodnika. Zgodę należy doręczyć Organizatorowi w Biurze Zawodów przy odbiorze pakietu startowego. Pakiet startowy dla niepełnoletniego zawodnika może być odebrany wyłącznie przez rodzica/opiekuna prawnego tego zawodnika, za okazaniem dokumentu tożsamości rodzica/opiekuna prawnego. Wzór oświadczenia rodzica/opiekuna prawnego, zawierającego zgodę opiekuna na uczestnictwo w Zawodach niepełnoletniego zawodnika, stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu i można go pobrać ze strony internetowej. Zaleca się samodzielne pobranie i wypełnienie druku przed jego złożeniem w Biurze Zawodów. Osoby niepełnoletnie nie mogą samodzielnie rejestrować się do systemu zgłoszeniowego ani odebrać pakietu startowego. Rodzice/prawni opiekunowie, rejestrujący osobę niepełnoletnią, przyjmują na siebie odpowiedzialność za start tej osoby.
  4. W zawodach XTERRA Poland Kids 2018 mogą wziąć udział wyłącznie zawodnicy zarejestrowani do udziału w Zawodach zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
  5. Warunkiem udziału w Zawodach jest:
    1. dokonanie rejestracji zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu – wypełnienie formularza zgłoszeniowego;
    2. wniesienie opłaty startowej w wysokości i terminach zgodnych z postanowieniami niniejszego Regulaminu;
    3. wyrażenie zgody na:
      • przetwarzanie danych osobowych,
      • nieodpłatne wykorzystanie utrwalonego w formie fotografii lub zapisu wideo wizerunku w materiałach drukowanych i elektronicznych, związanych z XTERRA Poland Kids 2018, w szczególności na portalach internetowych i w galeriach zdjęć.
      • Wzór zgody – do wglądu – stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu; dokument do podpisania będzie udostępniony w Biurze Zawodów podczas odbioru pakietu startowego.
  6. Odbieranie pakietów i numerów startowych odbywać się będzie na podstawie okazanego w Biurze Zawodów dokumentu tożsamości ze zdjęciem rodzica prawnego/opiekuna.
  7. Zawodników obowiązują przepisy XTERRA World Tour oraz PZTri (Polski Związek Triathlonu), dostępne na stronie internetowej www.triathlon.pl oraz postanowienia niniejszego Regulaminu. Poprzez dokonanie rejestracji zawodnik wyraża zgodę na udział w Zawodach zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz przepisami XTERRA World Tour, PZTri (Polski Związek Triathlonu), dostępnymi na stronie internetowej www.xterraplanet.com oraz www.triathlon.pl.
  8. Poprzez dokonanie rejestracji zawodnik przyjmuje do wiadomości, że bierze udział w Zawodach na własną odpowiedzialność, mając na uwadze niebezpieczeństwa i ryzyka wynikające z charakteru i długości konkurencji, które mogą polegać m.in. na ryzyku utraty (pogorszenia) zdrowia lub życia. W Zawodach XTERRA Poland Kids 2018 powinny uczestniczyć wyłącznie osoby posiadające dobry stan zdrowia, nieposiadające przeciwwskazań medycznych do uczestnictwa w rywalizacji sportowej.
  9. Zawodnicy mają obowiązek przestrzegania porządku publicznego, poleceń służb porządkowych oraz poszanowania pozostałych zawodników. Organizator ma prawo usunąć z terenu Zawodów osoby, które zakłócają porządek publiczny, przebieg rywalizacji sportowej lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem, przepisami PZTri oraz XTERRA World Tour. Zawodnicy przyjmują do wiadomości i zgadzają się, że Organizator będzie uprawniony do odmówienia uczestnictwa w Zawodach w przypadku nieprzestrzegania przez zawodnika niniejszego Regulaminu, przepisów PZTri oraz XTERRA World Tour lub poleceń personelu Organizatora podczas Zawodów.
  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody wyrządzone przez zawodników w wyniku uczestnictwa w Zawodach.

 

IX. KLASYFIKACJE
  1. Każda kategoria wiekowa klasyfikowana będzie oddzielnie.
  2. W ramach każdej kategorii wiekowej oddzielnie klasyfikowane będą dziewczęta i oddzielnie chłopcy.
  3. Organizator ma prawo połączyć kategorie wiekowe. Jeżeli do którejś z kategorii zgłoszą się mniej niż 3 osoby, kategoria ta może zostać połączona z inną kategorią wiekową tak, aby każda kategoria liczyła co najmniej 3 zawodników.
X. NAGRODY
  1. W poszczególnych kategoriach wiekowych dla pierwszych trzech miejsc, zostaną wręczone pamiątkowe puchary lub nagrody rzeczowe.
  2. Każdy z zawodników, który ukończy Zawody, otrzyma pamiątkowy medal
  3. Odbiór nagród może nastąpić wyłącznie podczas kończącej Zawody ceremonii wręczenia nagród.
XI. ZASADY ZACHOWANIA ZAWODNIKÓW ISTOTNE DLA BEZPIECZEŃSTWA RUCHU DROGOWEGO

Część kolarska (dla duathlonu)

  1. Trasa jest prowadzi ścieżkami szutrowymi, leśnymi oraz częściowo asfaltowymi.
  2. Organizator zaleca dokonanie objazdu trasy przed Zawodami (samodzielnie na podstawie przedstawionej na stronie internetowej mapki, bądź podczas oficjalnego objazdu trasy z Organizatorem) w celu zapoznania się z jej przebiegiem.
  3. Zawodnicy są odpowiedzialni za zadowalający stan sprzętu pod względem technicznej gotowości do startu. Podczas wprowadzenia rowerów do strefy zmian Sędzia Główny może sprawdzać rowery pod kątem sprawności technicznej.
  4. Rower powinien spełniać następujące warunki techniczne:
    1. nie może być dłuższy niż 2m i szerszy niż 50 cm,
    2. oba koła muszą mieć konstrukcję szprychową i mieć jednakowe wymiary,
    3. końce kierownicy muszą być zaślepione, opony dobrze przyklejone, kierownica, koła siodełko dobrze przykręcone,
    4. sprawne hamulce muszą być na obu kołach;
    5. rower będzie oznaczony dostarczonym przez Organizatora numerem na ramie roweru;
    6. zawodnik obowiązkowo musi mieć założony kask rowerowy, zatwierdzony i uznany za bezpieczny przez sędziego. Kask rowerowy zawodnik musi mieć założony i bezpiecznie zapięty przez cały czas trwania części kolarskiej od momentu przed podjęciem roweru z miejsca w strefie zmian, aż do momentu po wstawieniu go z powrotem na miejsce po zakończeniu części kolarskiej. Pojemniki na płyn i pożywienie, które zabierają ze sobą zawodnicy, muszą być wykonane z nietłukących się materiałów. Pojemniki z innych materiałów (szkła lub porcelany) są zabronione.
  5. Trasa kolarska jest wytyczona na obszarze, który może być użytkowany przez pieszych, rowerzystów, osoby poruszające się na rolkach itp. – zawodnicy zobowiązani są do zachowania ostrożności na całym odcinku trasy kolarskiej.
  6. W miejscach newralgicznych na trasie kolarskiej będą ustawione osoby kontrolujące przebieg pokonywania trasy.
  7. Zawodnicy zostaną zapoznani na odprawie technicznej ze szczegółową trasą Zawodów.
  8. W strefie zmian zawodnicy zobowiązani są do prowadzenia roweru – jazda rowerem w strefie zmian jest niedozwolona.
  9. W części kolarskiej dozwolone jest prowadzenie roweru lub bieg z rowerem.

Część biegowa

  1. Start zawodnika w odcinku biegowym odbywa się bezpośrednio po ukończeniu odcinka kolarskiego.
  2. Trasa części biegowej przebiega po działkach niebędących drogami w rozumieniu definicji ustawy o drogach publicznych. Trasa ma charakter terenowy.
  3. W czasie biegu dozwolony jest marsz oraz zatrzymywanie się.
  4. Zawodnik nie może:
    1. biec z nagim torsem;
    2. czołgać się;
    3. biec bez butów w jakiejkolwiek części biegowej;
    4. biec z kaskiem na głowie;
    5. używać przedmiotów stałych do zmiany kierunku;
    6. biec w asyście pomocników;
    7. używać pomocniczego sprzętu (np. kije nordic walking);
    8. używać pojemników na napoje (butelek, bidonów itp.) z materiałów tłukących się.
  5. Podczas biegu zawodnik musi mieć założony numer startowy dostarczony przez Organizatora (z przodu na koszulce lub pasku startowym).
  6. Zawodnicy zostaną zapoznani na odprawie technicznej ze szczegółową trasą Zawodów.
XII. PUNKT REGENERACJI I MEDYCZNY
  1. Po Zawodach w rejonie META znajdował się będzie bufet odżywczy z napojami, owocami i przekąskami.
  2. Punkty medyczne będą znajdowały się w okolicy START – META i będą obsługiwane przez ratowników medycznych.
  3. Organizator zapewnia opiekę medyczną na trasie i mecie Zawodów, w czasie jego trwania i bezpośrednio po ich zakończeniu.
XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Prawo do uczestnictwa w Zawodach nie podlega przeniesieniu na osoby trzecie ani wymianie na pieniądze.
  2. Wyniki będą dostępne na oficjalnej stronie internetowej oraz zostaną podane do wiadomości po zakończeniu Zawodów – http://xterrapoland.pl.
  3. Pisemne protesty dotyczące organizacji lub wyników Zawodów, należy kierować do Biura Organizacyjnego XTERRA Poland (e-mail: info@xterrapoland.pl), w nieprzekraczalnym terminie 24 godzin od zakończenia Zawodów (zamknięcia trasy biegowej). Protesty rozstrzyga Komisja powołana przez Komitet Organizacyjny – decyzje Komisji są ostateczne. Protesty będą rozpatrywane w terminie 3 dni od dnia wpływu protestu. Po tym terminie wyniki Zawodów stają się wynikami oficjalnymi.
  4. Organizator nie zezwala na przekazywanie pakietów startowych na cele jakichkolwiek konkursów bez uzyskania pisemnej zgody Organizatora.
  5. Wszelkie dodatkowe informacje znajdują się w odpowiednich zakładkach na stronie internetowej http://xterrapoland.pl.
  6. Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany daty i/lub miejsca Zawodów, przy czym zawodnik zostanie o tym zawiadomiony poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Zawodów oraz w formie mailowej. Dokonanie zmian w powyższym zakresie nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do zawodnika ani jakichkolwiek roszczeń zawodnika w stosunku do Organizatora.
  7. Organizator ma prawo dokonania zmiany niniejszego Regulaminu. Ewentualne zmiany Regulaminu obowiązują od daty ich publikacji na stronie internetowej.

Załączniki:

Załącznik nr 1

Organizator